情報は一冊のノートに

ブログ本題は書評なので、たまには書評を！

情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 (Nanaブックス)

これは昨年の6月28日に読了したことが、あとがきの最終ページに書き殴ってある。これを読んでから直ぐに「情報を一冊のノートにまとめ」始めた。あれからほぼ一年。仕事とプライベートにおける情報整理は全てこの方法に統一してきた。いろいろな情報整理術を試してきたが、今回のやり方はかなり気に入っている。奥野氏が推薦するA6ノートで始めるのは絶対に失敗すると思ったのは、仕事で使うA4書類も含めて情報統一を行おうと欲張っていたからである。それならば、一般的なA4ノートしかないでしょう、ということでコクヨのノートに記録を始めた。

それまでは、バイブルサイズのシステム手帳、正確にはフランクリンプランナーのバイブルサイズ版を使って、単位項目毎にリフィルを発生させ、タイトルはあの山根一眞氏の山根ファイル方式を採用していた（思いついた最初の三文字を頭につけるやりかた）。こちらは電子化されていなかったので、検索がとても大変なこと、さらにあのバイブルサイズに何でも押し込もうとしたため、電子メールで来た書類や打ち合わせで配布された書類を54%縮小コピーしたりして、結構手間がかかったのである。結局、書きためたメモは死蔵されたのであった。

スーパー手帳の仕事術

A4革命はすでに絶版なのが悲しい・・・

さて採用した方法はかなり奥野式を多用し、タイトルは山根式で、たとえば「珍スポ取材情報なら」サ・シユザ・取材メモ090628　東大阪　イソノ理容店　小阪城情報　といった具合である。この後に必要な情報や写真、メモなどをどんどん貼り付けて行くやりかたである。最初は仕事もプライベートもごっちゃに記載していたが、数ヶ月後からは二種に分けることにした。A4ノート1冊40ページが終了した時点でPCのテキストファイルでインデックスの入力を行うのである。そんなノートが約一年で48冊となった。

仕事では報告書やプレゼン資料を自分で作ることもあれば、他人の作ったものを修正することもある。特にワードで作成した書類は修正履歴やコメントを入れて返信するのが一般的であるが、理科系のお仕事をしているためか、文章と図表、全体の構成などを俯瞰的に眺めるのには狭いPC画面（メインマシンはノートPCしかもモバイル）は役不足だなと感じていた。このため、通常のA4書類4枚を一つのA4に縮小印刷し、それをA4ノート見開きに2枚貼り付けると一気に8ページの資料が見渡せる。省スペースであることに加え全体が見渡せるので非常に重宝している。1ページが1/4に縮小されてしまうので、すこし近くが見えにくいお年頃になってきているので、ちょっとつらいモノがあるが・・。

この方法の良いところは、完全に時系列的に情報が並べられるので、検索が容易であることと、山根ファイルのように最初に思いついたキーワード毎に袋ファイルを準備しなくてよいところにある、と思っている。仕事上の情報ノートは会社のキャビネットに入れてあるが、一冊終わった時点、つまりキーワード入力を行う時点で、一冊丸ごとPDF化（見開きA3、会社のコピー兼スキャナ機利用）してしまい、PCに入れておくのである。ファイルサイズを大きくしてもつまらないのでモノクロ300dpi程度にしているが、出張などで外に居るときや自宅でパッと過去のデータにアクセスできるようにしているのだ。

わざわざ、電子メールで来たファイルを縮小印刷し、四隅をハサミで切り落とした上、ノートに貼り付け、さらにインデックスを書き込み、それをPCにテキスト入力する。終いにはそれをスキャンして再電子化する。まったくアホのやることだと自分でも感じるが、それでも一年続いているのは、この何でも飲み込むアナログノートの懐の深さであり、電子情報と手書き情報の全く自由な混在を許容するおおらかさにあるとおもっている。ウシには、なんでも貼り付けることから「思い出ノート」と揶揄されているが、まだまだ続けるつもりである。